Comment avance ton plan d’action ?
Sur l’île des Grandes décisions, tu as commencé à réfléchir sérieusement à ton plan d’action. Tu as découvert les grandes étapes et la méthode pratique pour le structurer, il s’agit à présent de l’alimenter, de le rendre à la fois clair et réaliste, mais aussi de le mettre en pratique.
Si rédiger son plan d’action est déjà un bel accomplissement, ça ne reste qu’une première étape. Encore faut-il être en mesure de l’utiliser dans le temps pour qu’il serve à quelque chose. Et pour que tu puisses le respecter, il va falloir que ton plan d’action soit à la fois clair et réaliste.
Un plan d’action clair
Il faut prémâcher le travail au maximum pour savoir exactement ce qui doit être fait, comment, quand et avec quelles ressources. C’est comme une liste de courses, tu ne dois pas avoir besoin de réfléchir pour l’utiliser.
Pour rendre toutes les tâches compréhensibles et pratiques, une bonne idée consiste à utiliser l’Hexamètre de Quintilien (ou méthode du questionnement QQOQCCP).
Voici les questions auxquelles correspondent chacune de ces lettres :
- Quoi = le nom et le contenu de la tâche à réaliser
- Qui = qui peut t’aider ou te conseiller ?
- Où = la localisation où elle sera réalisée (ça peut être en ligne !)
- Quand = la date de début et de fin de la tâche
- Comment = les ressources et moyens nécessaires pour réaliser cette tâche
- Combien = le budget, la quantité, le volume, la valeur…
- Pourquoi = pourquoi on la réalise.
Un plan d’action réaliste
Ton plan d’action doit être réaliste, c’est-à-dire qu’il ne doit pas être surchargé. Souvent, au départ, on a tendance à planifier un nombre astronomique de tâches à accomplir tous les jours, sans tenir compte des urgences qui se présentent et de son propre niveau de motivation.
Du coup, quand on fait le bilan à la fin de la semaine, on déprime parce que la moitié des tâches programmées n’ont pas été pas accomplies. Décourageant !
Ce n’est pas un problème de productivité, mais, d’abord, un problème de planification.
Planifier ses journées comme si on était productif et motivé à chaque seconde est illusoire. On fait forcément face à des interruptions et des imprévus. Et que tu le veuilles ou non, ton niveau d’énergie fluctue au fil de la journée. Ta motivation aussi.
Quand on réalise un plan d’action, on doit prendre en compte ces facteurs. C’est-à-dire que l’on doit éviter de surcharger nos journées pour mieux anticiper les urgences et les variations d’énergie et de motivation. De cette façon on peut mieux tenir notre plan d’action sur le long terme.
D’autant qu’il y a forcément des points du plan d’action que tu vas trouver pénibles, mais qui sont indispensables à accomplir. Ça peut-être des tâches administratives, des coups de fil à passer, des inscriptions à effectuer ou ce type de choses. Alors, tu vas aussi apprendre comment changer une corvée en objectif motivant.
Fais le point tous les jours
Pour tenir ton plan sur le long terme, tu dois prendre l’habitude de le consulter quotidiennement pour s’assurer qu’il soit bien suivi. Dans une phase de transition professionnelle, le plan d’action doit être le premier document que tu ouvres le matin et le dernier que tu fermes en fin de journée.
Tu peux te créer un rappel dans ton agenda ou faire en sorte que ton plan s’ouvre automatiquement à chaque fois que tu ouvres ton navigateur (ici pour GoogleChrome ou Microsoft Edge). C’est une manière radicale de te forcer à la consulter.
Ressources :
Hexamètre de Quintilien [Outil]
Remontant au 1er siècle de notre ère, cette méthode (qu'on appelle aussi la méthode QQOQCCP) est un outil simple et efficace pour mettre en œuvre un plan d'action ou analyser un problème à résoudre, de façon précise, exhaustive et systématique.